Å ta opp utfordrende problemstillinger med kolleger kan være vanskelig. Selv når vi får opplæring i å kommunisere, kan våre styrende verdier hindre oss i å utføre kommunikasjonen som gir varig forbedring.
Ny forskning bekrefter hvordan verdiene våre forkludrer når vi kommuniserer med våre medarbeidere. Det kan være du ikke ønsker å såre noen eller at du ønsker å ha rett eller «vinne» en diskusjon.
Som leder har du sikkert gode ideer til hvordan et problem kan løses, men om samtalen handler om å overbevise den andre om at din løsning er best, vil sannsynligheten for varig forbedring minke.
Selv etter at ledere får opplæring i effektiv problemløsning og hvordan kommunisere på en god måte, kan de fort havne tilbake i gamle vaner.
For mange ligger utfordringen i det å bygge relasjonen med kollegaen, samtidig som man skal ta opp det som er vanskelig.
Se for deg følgende situasjon. Du skal snakke med en medarbeider om et problem du mener han er ansvarlig for. Selv ser du løsningen for din kollega og du går inn i samtalen med mål om å endre atferden hos din medarbeider. Din løsning er i beste mening, både for kollegaen og for organisasjonen. Problemet er bare at din kollega oppfatter det du sier som kritikk og går rett i forsvarsmodus.
Hva som kommer så kan kalles en «pingpong» samtale, hvor argumentene skytes over bordet og pareres med et tilsvarende motargument.
Samtalen avsluttes uten at det vil oppstå varig forbedring. Hva gikk feil?
I et forskningsprosjekt fikk ledere i undervisningssektoren opplæring for å forbedre deres kommunikasjonsferdigheter. Målet var å lære dem effektiv kommunikasjon som motiverer og åpner for gjensidig læring.
Opplæringen baserte seg på kunnskap om organisasjonslæring og relasjonell kompetanse. Open-to-learning™ (OTL) er en metode som er utviklet av en professor i New Zealand. Den handler om å bruke strategier som etterlever verdier om respekt for seg selv og andre, maksimere verdifull informasjon, samt å søke indre forpliktelse hos begge parter (se faktaboks om OTL™).
Lederne lærte at de bør være åpne om sine meninger, forklare sin tenkning og støtte andre i å gjøre det samme. Videre lærte de at de bør invitere andre til å kritisere sine egne antakelser samtidig som de også evaluerer andres. Dette er for å forsikre at man finner og oppklarer argumenter som er basert på feilaktige antakelser om problemet skal løses.
Lederne ble så sendt hjem for å praktisere det de hadde lært.
Forskerne fikk høre opptak av samtaler skolelederne hadde med sine ansatte tilbake i egen jobbhverdag. Det ble fort tydelig at lederne ikke gjennomførte samtalene i henhold til det de hadde lært.
Lederne greide ikke være helt ærlige om sin mening. De glemte å utforske kollegaens tenkning og stille dem oppfølgingsspørsmål. De sjekket heller ikke enighet om problemet eller løsningen før de gikk videre.
Dette er kommunikasjonsmønstre som hindrer samarbeid og gjensidig læring. Ofte blir resultatet at man kun oppnår kortvarige løsninger på problemene.
Vi har alle et sett med verdier som påvirker hvordan vi kommuniserer, oppfører oss og løser problemer.
Tidligere forskning har vist at de fleste er enige i verdier som åpner for læring, og de mener de også etterlever disse verdiene i sine handlinger. Dessverre er det ofte slik at atferden vår viser at vi i praksis lever etter verdier som lukker for læring.
Det betyr at vi ofte ikke er klar over at liv og lære ikke henger i hop, at vi tror vi gjør noe, men at vi i virkeligheten gjør noe ganske annet. Et eksempel på det er ledere som tror de viser respekt gjennom å stille åpne spørsmål og inviterer inn andres synspunkt, men som ikke egentlig er interessert i svarene de får og viser det gjennom å overse eller minimere svarene de får.
Når vi kommuniserer på måter som ikke åpner for at vi kan ta feil, hvor vi ikke er helt ærlige, eller hvor vi ikke er genuint interessert i den andres synspunkt får det konsekvenser for tilliten, for risikoviljen, samt prestasjonene til våre kollegaer.
Det er gjennom handling man viser sine egentlige verdier. Det fine med OTL™ er at den gir oss syv konkrete handlinger som tydeliggjør hvordan vi skal få til en åpen tilnærming til læring. Disse handlingene er kun effektive om de ledsages av et genuint ønske om å etterleve verdiene som ligger til grunn.
For å virkelig lære seg kommunikasjon som åpner for effektiv læring er det aller viktigste å unngå ferdige konklusjoner om hva som er årsak, beskrivelse, eller løsning på en utfordrende situasjon. Selv om du sitter med kunnskap og erfaring om en spesifikk situasjon vil en langvarig forbedring kun komme om du sjekker ut dine antakelser med de andre involverte, fremfor å ha en ferdig løsning.
For å forstå og faktisk endre sitt eget kommunikasjonsmønster anbefaler forskerne å gjøre (samtykkende) opptak av sine egne samtaler og å sammenligne samtalen med hvordan du hadde tenkt til å handle. Alternativt kan du spørre gode kollegaer om du fremstår som genuint interessert og villig til å lære når du befinner deg i en utfordrende situasjon.
Å lære om seg selv på denne måten kan være strevsomt og utfordrende, men gevinsten er stor. Ledere vil blant annet kunne merke en kraftig nedgang i tiden de bruker på å løse konflikter, samt en forbedring i relasjoner til sine kollegaer.
Artikkelen ble først publisert i Institutt for kommunikasjon og kultur sitt blad Communication for leaders (2020).
«OPEN-TO-LEARNING™»
– en praktisk metode som kan brukes av alle som vil bygge tillit, samtidig som de vil løse oppgaver og oppnå forbedring. Den bidrar til bedre dialog og læring.
"For å virkelig lære seg kommunikasjon som gir effektiv læring er det aller viktigste å unngå ferdige konklusjoner om hva som er årsak, beskrivelse, eller løsning på en utfordrende situasjon."
Publisert 23. juni 2020