X-modellen er et Kinderegg for deg som jobber med forbedringer. Den hjelper deg til å få oversikt over nåsituasjonen, identifisere problemer og følge opp med tiltak.
LEDERENS VERKTØYKASSE: Prosjektledelse
Dagens organisasjoner har hele tiden behov for å forbedre seg. Noen ganger er det snakk om mindre tilpasninger, andre ganger om betydelige strategiske endringer.
En virksomhet, offentlig eller privat, ideell eller profittorientert, må i dag ha evnen og viljen til å gjennomføre forbedringsarbeid. Behovet for forandring og forbedring gjelder også på individnivå.
I denne artikkelen presenterer vi en modell, X-modellen, som kan bidra til vellykket forbedringsarbeid. X-modellen er et verktøy som hjelper deg til å beskrive situasjonen i en virksomhet, et prosjekt eller for et individ og angi hva man ønsker å forbedre.
Verktøy til forbedringer
Hvilke krav bør vi stille til et slikt beskrivelsesverktøy? Det er viktig at man på fritt grunnlag kan legge fram sitt syn. På den andre siden er det hensiktsmessig med en viss formalisering for å få et godt utgangspunkt for en årsaksanalyse.
Utfordringen er å finne balansen mellom å gi hver enkelt frihet til å uttrykke hva vedkommende ser på som viktig og samtidig ha en struktur for beskrivelsen som gir mulighet for en god drøfting. Vår erfaring er at X-modellen er et slikt verktøy.
Den tillater at alle involverte kan uttrykke sitt syn med sine egne ord, samtidig som muligheten for en god analyse er til stede. Modellens styrke er balansen mellom struktur og frihet.
- Les også: Går prosjektlederen i brokkolifellen?
Fem faktorer i spill
X-modellen består av fem faktorer: 1) personressurser, 2) saksressurser, 3) arbeidsmåte, 4) personresultater og 5) saksresultater.
Disse fem faktorene må beskrives når virksomheten skal arbeid med forbedringer. Friheten kommer inn ved at vi står fritt til å ta opp det vi anser som viktig innenfor hvert område.
X-modellen
Illustrasjonen viser de fem faktorene som inngår i X-modellen.
X-modellen kan brukes til å beskrive situasjonen for en virksomhet (bedrift eller organisasjon), et prosjekt, en gruppe eller et individ. Selv om vi bruker betegnelsen situasjonsbeskrivelse, bør beskrivelsen omfatte en angitt periode, for eksempel det siste året eller halvåret.
X-modellen gir mulighet for å vise hvilke ressurser som er utgangspunktet for arbeidet, både på personsiden og sakssiden.
- Personressursene viser menneskelige holdninger, behov, kunnskaper, ferdigheter, erfaringer og relasjoner.
- Saksressursene beskriver de oppgavene man har, de problemene som skal løses, eller de utfordringene som skal møtes. Planer, organisering og rapportering kan beskrives og karakteriseres.
- Arbeidsmåten skildrer arbeidsprosessene, både teamaktiviteter, møter og det individuelle arbeidet. Her kan vi ta opp og karakterisere beslutningsprosesser, kommunikasjonen og det generelle samarbeidsklimaet.
- Personresultatene vil vanligvis gjelde de forholdene som er omtalt under personressursene, men nå er vi mer opptatt av hvilken utvikling vi ser i holdninger, erfaringer og relasjoner.
- Saksresultatene viser hva som er oppnådd hittil, og eventuelt hva man ikke har fått til.
X-modellen i bruk
Nåsituasjonsbeskrivelsen i X-modellen gir grunnlag for en årsaksanalyse: Hvorfor er situasjonen slik vi nå har fått den beskrevet? Årsaksanalysen tar utgangspunkt i at resultatene må avhenge av arbeidsmåten, som igjen er avhengig av ressursene. Resultatene fra årsaksanalysen er viktige for å kunne gjøre et forbedringsarbeid.
Vi kan bruke et it-prosjekt som eksempel. Prosjektet er godt i gang. Første fase er fullført. Det er nå behov for å få et bilde av status i prosjektet og finne ut om det er nødvendig med korrektive tiltak. Situasjonsbeskrivelsen dekker situasjonen fra prosjektstart og fram til den første fasen er avsluttet.
X-modellen gir oss en oversiktlig beskrivelse av situasjonen i prosjektet. Det neste steget er å vurdere om den faktiske situasjonen avviker fra den ønskede. Vår anbefaling er at man tar for seg minst ett aspekt ved personresultatene og ett ved saksresultatene.
- Les også: Åtte bud for å lykkes med prosjekter
Hva må vi gjøre?
I vårt tenkte eksempel fra IT-prosjektet finner vi at det mest bekymringsfulle av personresultatene vi beskriver, er at det har oppstått frustrasjon i prosjektteamet. Her er det behov for tiltak for å forbedre arbeidsklimaet. Hvis frustrasjonen får fortsette, vil den påvirke det videre arbeidet i prosjektet negativt. Årsaksanalysen viser at frustrasjonen skyldes at prosjektlederen er lite til stede, hans vage kommunikasjon og den dårlige teamånden i prosjektet.
Resultatene fra årsaksanalysene må følges opp med tiltak. Det må jobbes med å bedre teamånden. Prosjektlederen må bli klarere i sin kommunikasjon. Det er også nødvendig at han er mer til stede. Det må presiseres hvem som har ansvaret for at de nødvendige tiltakene blir igangsatt.
X-modellen er et godt verktøy for forbedringsarbeid. Den gir oversikt over nåsituasjonen. Den gir mulighet til å finne ut hvorfor man har problemer. Den oppfordrer til tiltak for å forbedre situasjonen.
Referanser:
Erling S. Andersen, Ingeborg Baustad, Åge Sørsveen: Vellykket forbedringsarbeid med X- og Y-modellen, i Ingeborg Baustad, Åge Sørsveen, Marit Sagen Åstvedt (red.): Vekst og utvikling. Ledelse på norsk, Oslo 2017.
Artikkelen er publisert som formidlingsartikkel i BI Leadership Magazine 2019. BI Leadership Magazine er et forskningskommunikasjonsmagasin som utgis av Institutt for ledelse og organisasjon ved Handelshøyskolen BI.
Tekst: Professor emeritus Erling S. Andersen, Institutt for ledelse og organisasjon ved Handelshøyskolen BI.